История делопроизводства в дореволюционной России (стр. 1 из 4). История делопроизводства россии
История делопроизводства в России
История делопроизводства в России
С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти, по которым мы можем изучить в том числе и историю делопроизводства.
Условиями необходимости и возможности становления делопроизводства являются развитая письменность, овладение ею правящей элитой общества, установление государственности.
История делопроизводства в России насчитывает столетия. В конце XV в. появляются первые приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах. В процессе деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство. Приказное делопроизводство - работа с документами, проводившаяся в приказах (Поместный приказ, Разрядный приказ и т.д.)
В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей, прекрасно знающих свое дело и со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов. Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию царя или боярина. На входящем документе указывались дата поступления и автор. Если по делу требовалась справка, то дьяк делал на обороте документа пометку - "выписать", а после исполнения - "вклеить в столб" (подклеить к делу). Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, надо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. Документы этого периода имели форму свитка, длина свитка часто была значительной..
Указы, жалованные грамоты, акты – это документы, издаваемые царем в период приказного делопроизводства. Приговоры - документы, издаваемые Боярской Думой. Характерная особенность документов этого периода - безмерное возвеличивание власть имущих путем перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий.
В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово "волокита". Подклееные в столбцы длиной в среднем 50-80 м, документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса. В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание, формализм. Еще не были развиты такие делопроизводственные операции, как регистрация документов; их хранение; контроль за исполнением. И все же именно на этом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их на Руси.
Взамен устаревшей системы приказов в 1717 - 1718 гг. царем - реформатором Петром I было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью, или сферой управления, и подчинялась Сенату. Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности в России. Кроме секретаря, в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы (составители актов), архивариусы (работники архивов), копеисты (изготовители копий документов), писцы, фискалы (надзиратели за деятельностью госучреждений). В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и режим работы конторских служителей.
С 1972 г. в СССР стали действовать единые правила подготовки и оформления организационно - распорядительных документов и единые правила организации работы с документами. Началась активная разработка отраслевых стандартов и стандартов предприятий, содержащих требования к документам. Постановлением от 04.09.73 № 435 Госкомитет СССР по науке и технике ввел в действие основные положения ЕГСД. В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 "Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Основные положения", определяющий основные требования к унифицированным фондам организационно - распорядительных документов.
Общее научно - методическое руководство работами по унификации и стандартизации документов, разработке соответствующих унифицированных систем документации и унифицированных форм документов осуществляет Госстандарт. К началу 1984 г. было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общесоюзных классификаторов технико - экономической информации. Всего унифицировано более 4,5 тыс. форм документов.
В начале 1970 г. в Ленинграде началось комплексное повышение квалификации секретарей - практиков. В 1984 - 1986 гг. ВНИИДАД разработал стройную систему документационного обеспечения управления, получившую название "Единая государственная система документационного обеспечения управления" (ЕГСДОУ).
В условиях кардинальной перестройки экономики России резко возросли роль и значение документационного обеспечения управления, которое постепенно переходит на машинную основу.
Систематизация документов в организации
Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации — это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.
Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком — этикеткой (например, «Приказы ректора академии за 2000 г.», «Переписка с предприятиями о поставке комплектующих» и т. п.). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.
Номенклатура дел оформляется как для структурных подразделений, так и для организации в целом (сводная номенклатура). Номенклатура дел (первый лист) печатается на общем бланке ОРД формата А4 и утверждается руководителем организации, форма номенклатуры дел выглядит следующим образом:
Основное назначение номенклатуры дел — служить руководством для группировки исполненных документов. Номенклатура дел используется также при индексации документов. Индекс дела входит составной частью в регистрационный номер документа
Лица, ответственные в организации или структурном подразделении за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов.
В целях обеспечения физической сохранности, документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах.
По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах.
На рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них.
В текущих архивах подразделений, для размещения большого количества укомплектованных в деле документов, применяются стеллажи и шкафы с подвижными и неподвижными секциями.
В архивах организации, в специальных архивах документы хранятся в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения, с использованием металлических стеллажей различных размеров и разной степени механизации.
Систематизация документов любой организации является одной из важнейших задач делопроизводственной службы. Ведь очень часто для анализа работы компании и принятия верных решений в ведении дел приходится обращаться к уже исполненной документации. Но возможно ли в куче различных разрозненных бумаг, скопившихся в офисе за годы активной работы, быстро найти нужный? Для решения данной проблемы и необходима систематизация документов.
В первую очередь, это подразумевает под собой комплектование документов в дела. Дело – это совокупность различной документации, относящейся к одному участку или периоду работы организации. Документация подшивается в отдельную обложку с заголовком – этикеткой. Дела же, в свою очередь, регистрируются в специальном перечне с обязательным указанием наименования и срока хранения. Данный перечень носит название «номенклатура дел». По истечении определенных сроков, дела, соответственно правилам, установленным в нормативных документах, передаются либо в архив организации, либо в государственный архив.
Систематизация документов включает в себя не только правильную формальную регистрацию, но и такой аспект, как физическая сохранность документации. Для этого бумаги подшиваются в специальные папки-регистраторы или твердые обложки. К тому же, с момента заведения дела и до момента его сдачи в архив, рекомендуется хранить документы в специально отведенных местах. За обеспечение сохранности документов в организациях, как правило, отвечают сотрудники отдела делопроизводства.
mirznanii.com
История делопроизводства в России
С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в далекие времена.
Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти, по которым мы можем изучить в том числе и историю делопроизводства.
Условиями необходимости и возможности становления делопроизводства являются развитая письменность, овладение ею правящей элитой общества, установление государственности.
История делопроизводства в России насчитывает столетия. В конце XV в. появляются первые приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах. В процессе деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство. Приказное делопроизводство - работа с документами, проводившаяся в приказах (Поместный приказ, Разрядный приказ и т.д.)
В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей, прекрасно знающих свое дело и со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов. Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию царя или боярина. На входящем документе указывались дата поступления и автор. Если по делу требовалась справка, то дьяк делал на обороте документа пометку - "выписать", а после исполнения - "вклеить в столб" (подклеить к делу). Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, надо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. Документы этого периода имели форму свитка, длина свитка часто была значительной.
Порядок составления документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа - "черное письмо" - составлял подьячий "средней руки", дьяк "чернил" его, т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, "старый" подьячий "справлял" переписанный документ, удостоверяя своей подписью соответствие его исправленному черновику. "Справленные" документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов. Схема организации приказного делопроизводства - от подьячего "средней руки", составляющего "черное письмо", через исправление самим дьяком к чистовому варианту.
Указы, жалованные грамоты, акты – это документы, издаваемые царем в период приказного делопроизводства. Приговоры - документы, издаваемые Боярской Думой. Характерная особенность документов этого периода - безмерное возвеличивание власть имущих путем перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий.
В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово "волокита". Подклееные в столбцы длиной в среднем 50-80 м, документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса. В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание, формализм. Еще не были развиты такие делопроизводственные операции, как регистрация документов; их хранение; контроль за исполнением. И все же именно на этом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их на Руси.
Взамен устаревшей системы приказов в 1717 - 1718 гг. царем - реформатором Петром I было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью, или сферой управления, и подчинялась Сенату. Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности в России. Кроме секретаря, в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы (составители актов), архивариусы (работники архивов), копеисты (изготовители копий документов), писцы, фискалы (надзиратели за деятельностью госучреждений). В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и режим работы конторских служителей.
Коллежское делопроизводство - организация работы с документами в коллегиях (с 1717 г.). Этот способ организации работы с документами был более прогрессивным и европеизированным по сравнению с предыдущим. Появились упорядоченные системы регистрации, которая велась в специальных журналах. В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название "архив". В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива - общий для всех коллегий в специальном ведении Коллегии иностранных дел и финансовый. Развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.
На рубеже XVIII - XIX вв. делопроизводство в России пережило новые значительные изменения. В 1802 г. был издан указ о замене петровских коллегий министерствами, что опять же было в русле общеевропейских преобразований. Указом об учреждении министерств, изданным в 1811 г., были строго распределены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой ими должности они имели право получать и подписывать лишь определенные виды документов. От Императора получали манифесты, рескрипты, Высочайшие указы, Высочайшие повеления; от Сената и других органов высшей власти - указы и предписания; местные губернские власти имели право рассылать указы от имени "Его Императорского Величества"; министры и руководящие чины министерств направляли нижестоящим органам предложения, циркуляры, запросы. В вышестоящие учреждения направлялись рапорты, доношения, представления. К высочайшей власти обращались со всеподданнейшими докладами, прошениями, жалобами.
Равные по положению учреждения обменивались "отношениями", "сообщениями" и "официальными письмами". Для служебной переписки применялись бланки с угловыми штампами, содержащими сведения об организации, которые изготовлялись типографским или рукописным способом. Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали.
Указом "Общее учреждение министерств" предусматривалось единообразие изложения по приведенным образцам. Документы сложного содержания состояли из трех частей: введение, с изложением дела; обоснование со ссылками на законодательство и "соображение и заключение" с выводами - распоряжениями или предложениями, ходатайствами или просьбами.
Дела и документы поступали в соответствии с их значимостью или в канцелярию министра, или в департаменты. Канцелярия принимала для министра корреспонденцию только от верховной власти и от руководителей учреждений, по положению равных министерству. Дела нижестоящих учреждений попадали к министру, когда требовалась его санкция. Департаменты получали предложения и предписания от министра и корреспонденцию от учреждений, равных по значению и подчиненных.
Порядок прохождения документов по инстанциям был строго регламентирован законом, который требовал: "...чтобы бумаги сколь можно менее уклонялись от установленного им пути в департаментах." В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах.
Дела, решаемые в департаментах, делились на три категории: неотложные, не терпящие времени, решение которых было связано с принятием каких-либо чрезвычайных мер, обычные и текущие.
Большое внимание на труд секретарей в России было обращено в начале XX столетия, особенно в области его механизации. В секретариатах использовались 23 модели пишущих машин. Широкое развитие получила стенография. Итак, исполнительное делопроизводство есть организация работы с документами в министерствах в период с 1811 по 1918 гг. включительно.
В результате Октябрьской революции 1917 г. в России прекратил существование старый государственный аппарат, шло конструирование нового. Уже в 1917 г. был разработан проект декрета об улучшении "письмоводства" и сокращении переписки, а в 1918 г. - постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". Проекты декретов по вопросам упрощения делопроизводства в советских учреждениях были подготовлены в конце 1918 - начале 1919 гг. В 1921 г. состоялась 1-я Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве были поставлены вопросы научной организации управленческого труда и работы с документами, а также о создании в стране органов, координирующих и направляющих эту работу.
В 1923 г. при ВСНХ СССР было создано бюро "Стандартизация", которое занималось вопросами документационного обеспечения управления. В 1926 г. при НК РКИ был создан Государственный институт техники управления, который стал заниматься совершенствованием государственного аппарата.
Однако скоро все эти начинания были завершены. В 1925 г. секретарей включили в канцелярско-техническую группу специалистов и уравняли их с машинистками, рассыльными, конторщиками и архивариусами. В 1926 г. коллегия Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции пыталась навести порядок в секретарских должностях, предложив считать секретарей помощниками руководителей. Однако эти предложения остались на бумаге, а в жизнь вошло принятое в 1932 г. волевое решение, разделившее всех секретарей на две неравноценные (в должностных обязанностях и окладах) группы. Первые стали называться помощниками и референтами, а вторые - машинистками - секретарями 1-ой и 2-ой категорий. На вторых были возложены чисто механические функции: печатание, простые канцелярские работы, оформление и хранение документов.
Начавшаяся Великая Отечественная война потребовала подчинения всех ресурсов нуждам военного времени. Многие работники аппарата ушли на фронт, разработки по рационализации работы с документами, их стандартизация были приостановлены. Послевоенный период потребовал значительных усилий по восстановлению и перестройке работы аппарата. Несмотря на объективные трудности, вызванные последствиями войны, продолжалось совершенствование работы аппарата. Был принят ряд постановлений, регламентирующих такие направления работы аппарата, как механизация документационных процессов, внедрение достижений НОТ, улучшение работы в области стандартизации и унификации.
В начале 1960-х годов секретари получили новые должности - секретарь - машинистка и секретарь - стенографистка, и им были переданы все административные и технические функции, которые раньше выполняли помощники и референты.
25 июля 1963 г. было принято постановление Совета Министров СССР № 829 "О мерах по улучшению архивного дела в СССР", оно ввело в действие "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов", подготовленные Главархивом СССР. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений. В 1964 г. в Московском государственном историко - архивном институте был открыт факультет государственного делопроизводства.
В 1966 г. в системе Главного архивного управления СССР был образован Всесоюзный научно - исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
Если до 1969 г. советские секретари имели только производственную подготовку и частично курсовую, то позднее они стали получать среднее специальное образование на базе профессионально - технических училищ.
В 1969 -1970 гг. была разработана и утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, однако после их пересмотра и доработки были утверждены только два: ГОСТ 6.38-72 "Требования к оформлению документов" и ГОСТ 6.39-72 "Формуляр - образец".
С 1972 г. в СССР стали действовать единые правила подготовки и оформления организационно - распорядительных документов и единые правила организации работы с документами. Началась активная разработка отраслевых стандартов и стандартов предприятий, содержащих требования к документам. Постановлением от 04.09.73 № 435 Госкомитет СССР по науке и технике ввел в действие основные положения ЕГСД. В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 "Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Основные положения", определяющий основные требования к унифицированным фондам организационно - распорядительных документов.
Общее научно - методическое руководство работами по унификации и стандартизации документов, разработке соответствующих унифицированных систем документации и унифицированных форм документов осуществляет Госстандарт. К началу 1984 г. было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общесоюзных классификаторов технико - экономической информации. Всего унифицировано более 4,5 тыс. форм документов.
В начале 1970 г. в Ленинграде началось комплексное повышение квалификации секретарей - практиков. В 1984 - 1986 гг. ВНИИДАД разработал стройную систему документационного обеспечения управления, получившую название "Единая государственная система документационного обеспечения управления" (ЕГСДОУ).
В условиях кардинальной перестройки экономики России резко возросли роль и значение документационного обеспечения управления, которое постепенно переходит на машинную основу.
eksdan.ru
История делопроизводства в дореволюционной России
ПЛАН
ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………………………………3
1. ПРИКАЗНАЯ СИСТЕМА В РОССИИ XVII ВЕКА …………………………………...4
1.1 Становление приказной системы……………………………………………………….4
1.2 Структура приказа……………………………………………………………………….7
2. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В XVII ВЕКЕ ………………………………………………...10
2.1 Видовой состав документов приказного делопроизводства…………………………13
2.2 Процедура подготовки документов……………………………………………………15
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………………………………………………………………18
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ …………………………………………..19
ВВЕДЕНИЕ
Благодаря различным видам документов, которые дошли с древних времен до наших дней, мы можем узнать историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающиеся в те далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.
Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с сере дины XV в. Управление Московским государством сложилось из удельного княжества, в котором различные части управления поручались отдельным боярам, составляя прообразы будущих административных ведомств. Такие центральные органы государственного управления в XVI в. получили названия приказов. Основная масса приказов создается к 50—70-м годам XVI в. и получает свое развитие в XVII в.
Становлению делопроизводства в учреждениях XVII в. предшествовал период возникновения и развития документирования, документального оформления явлений общественной и частной жизни людей. Появление документирования тесно и неразрывно связано с возникновением и распространением письменности. Письменность создала техническое средство для записи мыслей человека на различных материалах письма — камень, дерево, пергамент, бумага — и обмена мыслями на расстоянии и во времени.
Цель представленной работы: рассмотреть приказное делопроизводство XVII века.
Для реализации данной цели мной поставлены следующие задачи:
1. Изучить литературу по проблеме исследования.
2. Рассмотреть становление приказной системы в XV-XVII века.
3. Разобрать структуру приказа
4. Рассмотреть зарождение системы делопроизводства в «приказном периоде».
5. Рассмотреть видовой состав документа и процедуру подготовки документов.
История приказной системы управления привлекала таких советских историков как: С.В. Бахрушин, М.Н. Тихомиров, Л.В. Черепнин, П.А. Садиков, А.А.Зимин, И.И. Смирнов, Н.Е. Носов, С.О. Шмидт, А.Н. Леонтьев, Н.П. Ерошкин.
Впервые в советской историографии вопросы возникновения приказной системы управления поставил А.А. Зимин, связавший создание приказной системы с реформами Ивана Грозного в 50-х годах 16 века.
В исследовании «Образование приказной системы управления в Русском государстве» (М., 1961) А.Н. Леонтьев в отличие от А.А. Зимина относит складывание системы приказов к первой половине 16 века и считает, что приказы возникли из разросшихся функций ряда существовавших в то время ведомств (дворцовые учреждения, Казна, Боярская дума).
ПРИКАЗНАЯ СИСТЕМА В РОССИИ 17 ВЕКА
Становление приказной системы
Единое централизованное Русское государство образовалось в конце XV в. в результате экономического развития — общественного разделения труда, расширения производства и товарного обращения, усиления экономических связей между отдельными княжествами. Причиной образования централизованного государства была также потребность сосредоточения сил княжеств для отражения нашествий внешнего врага.
С образованием централизованного государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый для регулирования хозяйственной и политической жизни государства. Зарождаются и развиваются высшие, центральные и местные органы государственной власти и управления.
Высшим государственным учреждением являлась Боярская дума. Она выросла из княжеской думы более раннего периода— эпизодически созывавшегося князем совещания из бояр и вольных слуг для решения различных вопросов государственного значения.
Как постоянно действующий орган при великом князе, Боярская дума участвовала в обсуждении и решении всех вопросов— административных, хозяйственных, судебных, военных, внешнеполитических. Решения Боярской думы оформлялись ее приговорами по формуле: «царь указал и бояре приговорили». Это значит, что решения выносились от имени царя и Боярской думы и что последняя являлась высшим государственным органом с законодательными функциями.
Боярская дума опиралась в своей деятельности на центральные отраслевые органы государственного управления — приказы, являвшиеся исполнительными органами решений великого князя и Боярской думы. Приказы возникли из личных поручений великого князя, которые он давал (приказывал) в связи с теми или иными задачами государственного управления своим доверенным лицам — боярам и дьякам. Но выполнение поручения нередко усложнялось и принимало длительный характер. Поэтому лицо, получившее поручение, окружало себя дьяками, подьячими; между возникшим штатом служилых людей распределялись отдельные функции по выполнению поручений, зарождались структура, делопроизводство, и таким путем постепенно создавалось государственное учреждение — приказ.
Система приказов выросла не сразу. Приказы начали возникать с середины XVI в. (Разрядный, Поместный, Посольский приказы) и создавались постепенно по мере усложнения государственной жизни. К концу XVII в. их насчитывалось уже около пятидесяти. К этому времени система приказов превратилась в центральный государственный аппарат, с помощью которого государство осуществляло свои функции.
Приказами называли не только центральные учреждения, но и некоторые местные дворцовые учреждения, например, возникшие в 1620-х годах Новгородский и Псковский дворцовые приказы, находившиеся в ведении Приказа Большой казны. Название «приказ» употреблялось и для обозначения стрелецких полков. Приказы были постоянно действующими учреждениями, в основу их деятельности был положен функциональный принцип. Каждый приказ ведал определенным кругом вопросов, имел самостоятельный штат. Однако приказная система не имела стройного внутреннего единства и четкого разграничения функций; для многих приказов было характерно совмещение судебных, административных и финансовых функций, соединение функционального управления с территориальным.
Приказы находились в непосредственном ведении царя и Боярской думы. Главы приказов получили в 17 веке название судей, так как зачастую выполняли судебные функции. В 16 веке среди них преобладали дьяки, в 17 веке некоторые крупные приказы возглавляли бояре и окольничие, более мелкие — думные дворяне. Однако и в 17 веке дьяки руководили рядом важных приказов (Разрядным Посольским, Поместным). Приказное делопроизводство велось дьяками и подъячими. Численность персонала приказов (приказных людей) колебалась от 3 до 400 человек.
С начала 17 века в приказах появляется внутреннее структурное деление. В 1613-1619 годах было организовано одиннадцать новых приказов. В области военного управления были созданы приказы: Казачий, Иноземский, Рейтарский, Городового дела; в области финансов начали действовать приказы Новой четверти и Большой казны, полномочия территориальных четвертей были расширены. В первой половине 17 века создавались временные приказы, которые, выполнив поставленные перед ними задачи, прекращали существование. В военное время возникали приказы Сбора ратных и даточных людей, Денежного и хлебного сбора, Сбора пятинных и запросных денег. Временный характер носили многочисленные сыскные приказы.
Приказы можно разделить на:
1) ведавшие отраслями управления в масштабе всей страны;
2) ведавшие определенными территориями;
3) приказы дворцового управления.
- Посольский приказ ведал иностранными делами. Разряд вел учет служилых людей и производил им смотры, назначал поместный оклад и денежное жалованье, ведал назначениями на службу.
- Поместный приказ наделял служилых людей поместьями в размерах, назначенных Разрядом, давал разрешения на все сделки с землей и регистрировал их.
- Разбойному приказу были подведомственны дела об убийствах, разбоях и кражах на территории всего государства, за исключением Москвы.
- Судебные тяжбы служилых людей разбирались во Владимирском и Московском судных приказах.
- В Челобитном приказе судились дьяки, подьячие (служилая бюрократия). Кроме того, он был апелляционной инстанцией по делам, рассмотренным в других приказах.
- Споры о холопах рассматривал приказ Холопьего суда.
- К приказам с областной компетенцией относились: Земский, управлявший Москвой, Казанского дворца, Сибирский.
- Приказ Большого дворца управлял дворцовым хозяйством. В него входили хлебный, кормовой, сытенный и другие дворы.
- Казенный приказ ведал царской казной, Конюшенный - царскими конюшнями.
mirznanii.com
М. П. Илюшенко История делопроизводства в дореволюционной России
Российский государственный гуманитарный университет
М. П. Илюшенко
История делопроизводства в дореволюционной России
Учебное пособие
Москва 1993
ВВЕДЕНИЕ
Одной из составных частей управления является его документационное обеспечение. Документы фиксируют факты, события, управленческие действия с тем, чтобы их сохранить и с их помощью доказывать или свидетельствовать, передавать информацию. Созданные в процессе управления документы нуждаются в организации и обработке для того, чтобы стать информационной базой принятия решения, упорядоченным информационно-справочным массивом.
До последнего времени существовали различные толкования термина "документ-". Это различие исходит из самой природы документа как многофункционального объекта. Понимание документа как поучения, примера, образца, свидетельства, доказательства (в переводе с латинского) означает, что он выполняет главным образом функцию передачи знания, свидетельства, доказательства. Определение документа, интегрирующее все его аспекты, дал советский документовед К.Г. Митяев.
Основным критерием толкования термина "документ" является наличие информации, способность к ее сохранению. ГОСТ "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" трактует документ как "материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве"[1] . Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим) [2] . Каждый документ состоит из ряда элементов (реквизитов): текста, названия вида или разновидности, автора, адресата, даты, подписи, отметок и т.д. Основным реквизитом документа является его текст — "речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи".
Вид — это понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования, например: указ — один вид, грамота — другой, акт — третий. Разновидность документа детализирует понятие "вид", уточняет характер деятельности, документированный данным видом (например, грамота жалованная, тарханная, купчая).
Каждый документ имеет своего автора. При этом автором служебных документов являются учреждения. Так, автором памяти или грамоты за 'прописью" дьяка является центральное учреждение — приказ, автором отношения, подписанного директором департамента, — министерство.
На документах, отправляемых в другие учреждения, обозначается адресат. Составным элементом формуляра документа является его дата-дата составления. Подпись и печать, гриф утверждения определяют понятие такого реквизита как состав удостоверения.
Особую роль в характеристике документа играют пометы (резолюция) и различного рода отметки (о получении документа, о времени отправления, о срочности и контроле исполнения).
Совокупность реквизитов, определенное их расположение составляют формуляр документа. Формуляры различных документов складывались на протяжении веков.
Процесс создания документов определяется термином "документирование". Деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами, называют делопроизводством. Этот термин стал употребляться еще в XVI в. и означал письменное оформление решения какого-либо вопроса, "производство дела". По существу и в те времена делопроизводство включало: создание документов, организацию их движения при исполнении, само исполнение, регистрацию документов, контроль за их исполнением, порядок хранения.
Делопроизводство в учреждениях России представляло собой довольно упорядоченную систему составления документов и их обработки. Ему уделялось должное внимание: во все периоды деятельности государственного аппарата на правительственном уровне принимались решения по вопросам документирования и обработки документов. Многие зафиксированные правила и практика работы с документами позволяют выявить этапы формирования традиционной формы русского документа, способы его унификации, становление и развитие особого слоя служилых людей — чиновничества — и службы делопроизводства.
Основным источником изучения истории делопроизводства являются документы, образовавшиеся в результате деятельности учреждений различных исторических периодов, другим — законодательные акты. Среди них можно выделить, прежде всего, Русскую Правду, Судебники 1547, 1550, 1589 гг., Генеральный регламент 1720 г., "Общее учреждение министерств" 1811 г., Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве 1911г. и др.
В периодических изданиях — сенатских ведомостях, журналах министерств и главных управлений содержатся правила составления "делопроизводственных бумаг" (с приложением их образцов) и их обработки. Важные сведения содержит такая группа источников, как различные инструкции и руководства по делопроизводству, "письмовники"[3] .
Делопроизводство дореволюционных учреждений описано современниками, например опричником Г.Штаденом, подьячим Г.К. Котошихиным, министром внутренних дел Л. А.Валуевым[4] и др.
Из дореволюционных работ по истории делопроизводства особое место занимает труд Н.В. Варадинова, в котором одним из основных вопросов делопроизводства выделяются "правила составления деловых бумаг, актов и самих дел" [5] .
Классификации документов, а именно описанию опыта применения десятичной классификации для документов аппарата управления, посвящена книга И. И Рихтера[6] .
В конце XIX — начале XX в. выходят работы об отдельных системах документации — коммерческой и дипломатической [7] . В послереволюционное время самой значительной работой по делопроизводству стало учебное пособие К.Г. Митяева, в котором рассматриваются вопросы работы с документами в аппарате управления с древнейших времен до 1950 г[8] . В 1974 г. кафедрой документоведения Московского государственного историко-архивного института было подготовлено учебное пособие по истории делопроизводства.[9]
Ценные сведения о документах делопроизводства правительственных учреждений имеются в трудах И.Ф. Колесникова, Л.В. Черепнина, Н.М. Тихомирова, Б.Г. Литвака, СО. Шмидта[10] .
В данном учебном пособии рассматриваются основные этапы делопроизводственных процессов государственных институтов с IX до начала XX в. Оно предназначено для студентов факультета управления и Историко-архивного института РГГУ, а также для архивных работников и специалистов-историков.
1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ И РАЗВИТИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В IX-XVII вв.
1.1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КИЕВСКОЙ РУСИ
На основании уцелевших фрагментов "Повести временных лет", вещественных источников V—VII вв., источников XII в. установлено образование в Среднем Поднестровье в XI в. н. э. союза славянских племен, превратившегося в VIII—IX вв. в суперсоюз: ряд племенных славянских союзов подчинились власти Руси, власти киевского князя.
Византийские источники свидетельствуют о том, что этот союз имел статус государственности. Появляются признаки раннефеодальной монархии: верховная власть киевского князя, фактического собственника всех земель, с которых он собирал дань — полюдье; сложная система пасс литота — светлые князья союзов племен и "всякое княжье" мелких племен; натуральное хозяйство, сбыт результатов полюдья за пределы Руси [11] .
Зарождение древнерусского государства сопровождалось появлением соответствующих функций управления, в частности дипломатической службы. Ее истоки восходят к временам антов — предков восточных славян VI—VII вв., которые вели переговоры по территориальным вопросам о выкупе пленных, о заключении договоров. Однако и в VIII в. во внешнеполитических контактах руссы не вышли за рамки соглашений с местными византийскими властями.
Договорные отношения с государствами оформлялись соглашениями — сначала устными, сопровождавшимися определенной процедурой и ритуалами. Первым известным устным соглашением был договор "мира и любви", заключенный руссами с Византийской империей после атаки в 860 г. русскими войсками Константинополя. Договор явился своеобразным дипломатическим признанием Древней Руси мировой державой [12] .
"Повесть временных лет рассказывает о заключении Олегом договора с Византией в 907 г., приводит тексты русско-византийских соглашений 911, 944, 971 гг., воссоздает картину переговоров. Устные клятвенные договоры ("просто словесем") заменены "писанием и клятвою твердою.
Текст договоров дает возможность проследить, как изменялась государственная власть Руси, рос ее международный статус. Так, по договору 911г. Русь не претендует на полное дипломатическое равенство г мировой империей: договор заключен и подписан в Константинополе, ()лег не ратифицировал документ, не было равенства в титулатуре (великий киевский князь назван "светлым" князем).
При заключении договора 944 г. впервые императорский посол появляется в Киеве, а затем русский посол с представительным посольством отправляется в Константинополь. Игорь назван в договоре "великий князь русский", русское посольство ведет переговоры с самим императором.
На исходе IX в, Русь заключает договоры "мира и любви" с варягами, уграми, Болгарией.
По текстам договоров можно видеть, как выделилась категория лиц, связывавших свою деятельность с дипломатическими обязанностями: глава посольства, послы, младший чин посольства — секретарь. Дипломатические ритуалы облекались в письменную форму. Так, при заключении договора 944 г. был введен новый порядок удостоверения личности послов: они должны были предъявить византийским чиновникам грамоты, адресованные на имя императора. Ранее такими удостоверениями служили печати.
mirznanii.com
Доклад - История делопроизводства в России
История делопроизводства в России
С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти, по которым мы можем изучить в том числе и историю делопроизводства.
Условиями необходимости и возможности становления делопроизводства являются развитая письменность, овладение ею правящей элитой общества, установление государственности.
История делопроизводства в России насчитывает столетия. В конце XV в. появляются первые приказы — центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы — органы государственного управления на местах. В процессе деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство. Приказное делопроизводство — работа с документами, проводившаяся в приказах (Поместный приказ, Разрядный приказ и т.д.)
В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей, прекрасно знающих свое дело и со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов. Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию царя или боярина. На входящем документе указывались дата поступления и автор. Если по делу требовалась справка, то дьяк делал на обороте документа пометку — «выписать», а после исполнения — «вклеить в столб» (подклеить к делу). Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, надо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. Документы этого периода имели форму свитка, длина свитка часто была значительной..
Указы, жалованные грамоты, акты – это документы, издаваемые царем в период приказного делопроизводства. Приговоры — документы, издаваемые Боярской Думой. Характерная особенность документов этого периода — безмерное возвеличивание власть имущих путем перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий.
В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово «волокита». Подклееные в столбцы длиной в среднем 50-80 м, документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса. В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание, формализм. Еще не были развиты такие делопроизводственные операции, как регистрация документов; их хранение; контроль за исполнением. И все же именно на этом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их на Руси.
Взамен устаревшей системы приказов в 1717 — 1718 гг. царем — реформатором Петром I было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью, или сферой управления, и подчинялась Сенату. Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности в России. Кроме секретаря, в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы (составители актов), архивариусы (работники архивов), копеисты (изготовители копий документов), писцы, фискалы (надзиратели за деятельностью госучреждений). В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и режим работы конторских служителей.
С 1972 г. в СССР стали действовать единые правила подготовки и оформления организационно — распорядительных документов и единые правила организации работы с документами. Началась активная разработка отраслевых стандартов и стандартов предприятий, содержащих требования к документам. Постановлением от 04.09.73 № 435 Госкомитет СССР по науке и технике ввел в действие основные положения ЕГСД. В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно — распорядительной документации. Основные положения», определяющий основные требования к унифицированным фондам организационно — распорядительных документов.
Общее научно — методическое руководство работами по унификации и стандартизации документов, разработке соответствующих унифицированных систем документации и унифицированных форм документов осуществляет Госстандарт. К началу 1984 г. было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общесоюзных классификаторов технико — экономической информации. Всего унифицировано более 4,5 тыс. форм документов.
В начале 1970 г. в Ленинграде началось комплексное повышение квалификации секретарей — практиков. В 1984 — 1986 гг. ВНИИДАД разработал стройную систему документационного обеспечения управления, получившую название «Единая государственная система документационного обеспечения управления» (ЕГСДОУ).
В условиях кардинальной перестройки экономики России резко возросли роль и значение документационного обеспечения управления, которое постепенно переходит на машинную основу.
Систематизация документов в организации
Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации — это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.
Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком — этикеткой (например, «Приказы ректора академии за 2000 г.», «Переписка с предприятиями о поставке комплектующих» и т. п.). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.
Номенклатура дел оформляется как для структурных подразделений, так и для организации в целом (сводная номенклатура). Номенклатура дел (первый лист) печатается на общем бланке ОРД формата А4 и утверждается руководителем организации, форма номенклатуры дел выглядит следующим образом:
Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел, (томов, частей) | Срок хранения и статьи по перечню | Примечания |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Основное назначение номенклатуры дел — служить руководством для группировки исполненных документов. Номенклатура дел используется также при индексации документов. Индекс дела входит составной частью в регистрационный номер документа
Лица, ответственные в организации или структурном подразделении за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов.
В целях обеспечения физической сохранности, документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах.
По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах.
На рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них.
В текущих архивах подразделений, для размещения большого количества укомплектованных в деле документов, применяются стеллажи и шкафы с подвижными и неподвижными секциями.
В архивах организации, в специальных архивах документы хранятся в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения, с использованием металлических стеллажей различных размеров и разной степени механизации.
Систематизация документов любой организации является одной из важнейших задач делопроизводственной службы. Ведь очень часто для анализа работы компании и принятия верных решений в ведении дел приходится обращаться к уже исполненной документации. Но возможно ли в куче различных разрозненных бумаг, скопившихся в офисе за годы активной работы, быстро найти нужный? Для решения данной проблемы и необходима систематизация документов.
В первую очередь, это подразумевает под собой комплектование документов в дела. Дело – это совокупность различной документации, относящейся к одному участку или периоду работы организации. Документация подшивается в отдельную обложку с заголовком – этикеткой. Дела же, в свою очередь, регистрируются в специальном перечне с обязательным указанием наименования и срока хранения. Данный перечень носит название «номенклатура дел». По истечении определенных сроков, дела, соответственно правилам, установленным в нормативных документах, передаются либо в архив организации, либо в государственный архив.
Систематизация документов включает в себя не только правильную формальную регистрацию, но и такой аспект, как физическая сохранность документации. Для этого бумаги подшиваются в специальные папки-регистраторы или твердые обложки. К тому же, с момента заведения дела и до момента его сдачи в архив, рекомендуется хранить документы в специально отведенных местах. За обеспечение сохранности документов в организациях, как правило, отвечают сотрудники отдела делопроизводства.
Систематизация документов применяется не только для дел постоянного хранения, но и для дел, срок хранения которых менее 10 лет (дела временного хранения).
Систематизация документов значительно облегчает процесс работы. Данная процедура способствует возможности оперативного обращения к любому нужному документу и сводит риск потери важных бумаг почти к нулю
www.ronl.ru
Возникновение и история развития делопроизводства в россии — Учись Как На Парах!
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе нее принимаются управленческие решения.
Делопроизводство в Древней Руси (11-15 века) было тесно связано с дипломатическими отношениями и необходимостью оформления правовых документов – договоров с государствами, переписки, купчих грамот и пр. Гос. учреждений не было, документооборота фактически не было, системы делопроизводства не было. В 13-14 веках с увеличением числа документов, начали формироваться традиции составления и хранения документов. Первые хранилища документов – в монастырях.
Впервые делопроизводство стало появляться в России с конца 15 века. Первым центральным органом были приказы (центральные органы гос. власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления) и приказные избы (органы государственного управления на местах). Впервые в этих органах и зародилась работа с документами и формировался свой штат чиновников. В их производстве находились входящая и исходящая документация, которая регистрировалась с проставлением порядкового номера, автора документа, даты. Документы собирались в хронологическом порядке (как и сейчас), склеивались и заверялись дьяком на оборотной стороне. Документы этого периода имели форму свитка, длина которого была значительной. В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. В период Приказного делопроизводства Царь (=высший орган власти) издавал Указы, Акты, Жалованные Грамоты. Боярская дума издавала Приговоры. На всех документах указывался титул, звания и полномочия, издавших их. С этого периода в наше время перешло слово "волокита".
Глубокое преобразование в аппарате управления проводил Петр 1. В 1717-1718 г. г. им были отменены приказы и приказные избы и введены коллегии, сенат, канцелярии, появилось коллежное делопроизводство, появились впервые должности секретаря, обер-секретаря, а также кабинет секретаря. Петр 1 издал "Генеральный регламент государственных коллегий", регламентирующий деятельность секретарей по ведению делопроизводства. Впервые определен порядок учета и хранения документов. Появилось слово архив.
В 1802 году коллегии заменены министерствами, которыми строго была определена компетенция их руководящих работников (должностные инструкции) с правом подписания каждым работником определенных видов документов. Для переписки стали применять бланки.
1917-1945гг. Первый этап советского делопроизводства. Уменьшаются размеры бумаги и ее сорт для документов. 20-е гг. – разработаны стандарты составления различных видов документов, форматы бланков, а также стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок, и т. д.). 30-е гг. — утверждается термин документ.
1945-1990гг. Второй этап советского делопроизводства. 1965 — создаются основные положения единой гос. системы делопроизводства (ЕГСД). 70-80-е гг. — создаются ГОСТы. Начало 90-х гг. – издание Общероссийского классификатора управленческой документации.
Записи по теме
naparah.com
Этапы развития делопроизводства в России
Цель работы:
Выявить основные этапы развития делопроизводства в России.
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………...3
1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ.................6
2. ПРИКАЗНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО……………………………….8
3. СИСТЕМА КОЛЛЕЖСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА……………10
4. СИСТЕМА МИНИСТЕРСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА………...11
5.УПРАВЛЕНИЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В 1945 – 1990 ГГ……...21
ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………..26
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК…………………………………...28
ВВЕДЕНИЕ
Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.
С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.
«Создание министерств привело к возникновению огромного бумажного делопроизводства. Отчеты, доклады, циркуляры и распоряжения стали теперь одним из главных средств управления. В результате этого выросли штаты чиновников. Возникла незримая, но достаточно могущественная власть канцелярии и бюрократии, свойственная истории XIX века».
Актуальность этих слов из монографии «Русская история. От Екатерины Великой до Александра II» (авторы И. Заичкин и И. Почкаев) очевидна и свойственна истории делопроизводства XIXи XXвеков.
Новые формы, организация и задачи центральных органов государственного управления были закреплены манифестом 8 сентября 1802 года, которым коллегии были преобразованы в министерства.
В.Ключевский писал в «Курсе русской истории»: «Прежние коллегии подчинены министерствам как их департаменты; главным отличием новых органов центрального управления была их единоличная власть: каждое ведомство управлялось министром вместо прежнего коллегиального присутствия».
XIX в. характеризуется обилием новых видов государственных документов. Многие из старых документов получили новые названия.
Так, законодательные и распорядительные акты органов государственной власти стали оформляться указами, инструкциями, регламентами, протоколами и др.
Возросло количество форм «переписки»: письма, доношения, известия, требования, рапорты, прошения и др. Большое внимание уделялось унификации документов, т. е. были подготовлены инструктивные указания с изложением по пунктам о составлении документов по определенной форме. Для ряда документов, таких, как дипломы, патенты и пр., были созданы генеральные формуляры-образцы, по которым они должны были составляться.
В конце XIX века из-за границы в Россию стали поступать, как мы сейчас их называем, «технические средства»: пишущие машины, множительные аппараты (гектографы, стеклографы, шапирографы), получила развитие стенография.
1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ
Название «делопроизводство» сохранилось от дореволюционной России. История государственных учреждений в царской России свидетельствует, как шаг за шагом рос государственный аппарат, множилось чиновничество, бюрократия, игравшая важную роль в жизни государства.
В работе чиновников дореволюционной России писание документов, как тогда говорили, и бумаг, работе с ними занимали главное место. Обладая огромной властью, чиновники использовали «бумаги» в качестве орудия укрепления государства помещиков и капиталистов. Царская бюрократия была одной из опор самодержавия, являясь основной государственной машиной управления. Делопроизводство в учреждениях царской России отличалось крайне бюрократическим характером. В учреждениях царила канцелярщина и волокита. Среди чиновников процветало взяточничество. Часто дела рассматривались годами.
Понятие и слово «делопроизводство» возникли в центральных учреждениях Московского государства – приказах – несколько столетий назад (ХV – ХVI в.в.). Тогда под делопроизводством понимали письменное оформление, рассмотрение и решение вопрсов («дел») в приказе. Каждое дело начиналось подачей в приказ челобитной (в ХVIII – ХIХ и начале ХХ в.- прошение). К ней присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. Все составляли «дело» по данному «производству», иначе – его «делопроизводство». Совокупность дел также называли делопроизводством.
В ХVIII в. правила ведения делопроизводства нашли подробное отражение в законодательстве. Особенно подробно эти правила были сформулированы в Генеральном регламенте (1720г.) Указание Генерального регламента царской бюрократии почитались за непреложный закон. В значительной мере он сохранил свою силу до падения царизма.
Но и Генеральный регламент и последующее законодательство ХIХ и начала ХХ в. под делопроизводством понимали главным образом порядок письменного оформления производства дел, а также переписку. Делопроизводство же, как система документирования самых разнообразных сторон деятельности государственных учреждений, развивалось в нескольких направлениях и было представлено несколькими системами документирования. Так, уже в приказах отчетливо обособляется система документирования административной деятельности, или административное делопроизводство. Управленческая, административная деятельность имеет место в каждом учреждении – большом малом, центральном и местном. Без администрации, которая руководит работой учреждения, оно действовать не может. В силу этого административное производство было самым распространенным. Почти параллельно с административным делопроизводством как самостоятельная развивалась система документирования учета, вначале бухгалтерского, а затем и статистического.
Отдельные системы документирования возникли в области военной, судебной и дипломатической деятельности. Все эти системы документирования носят название специальных. Развитие специальных систем документирования в дальнейшем еще более усилилось. Так, большое значение в царской России приобрела коммерческая («деловая») корреспонденция. Она широко распространена в торговых, промышленных предприятиях и частично проникла в государственные учреждения.
2. ПРИКАЗНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
В конце ХV в. появляются первые приказы – центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы – органы государственного управления на местах. Оформление приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство. Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного аппарата число приказов росло. Ко времени преобразований, проведенных Петром I, их было более 50.
Представляет интерес и структура самого органа государственной власти – приказа:
Порядок составления документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа – «черное письмо» – составлял подьячий «средней руки», дьяк «черным» его, т.е. исправлял, а молодший подьячий «белил», т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, «старый» подьячий «справлял» переписанный документ, удостоверял своей подписью соответствие его исправному черновику. «Справленные» документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов. Приказы по праву можно было назвать колыбелью бюрократизма: зачастую документы проходили множество инстанций, подолгу задерживаясь без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.
В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово «волокита». Подклеенные в столбцы длинной в среднем 50 – 80 м документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда родилось и понятие. В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание. Не были развиты также делопроизводственные операции, такие как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением. И все же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их.
Таким образом, в этот период управление не составляло стройной системы и строилось на системе «поручений» - какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя.
3. СИСТЕМА КОЛЛЕЖСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Взамен устаревшей системы приказов в 1717 – 1718 г.г. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром I 27 февраля 1720 г. В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения коллегии. В том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине. К секретарю предъявлялись высокие и строгие требования. Таким образом, Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря. 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности на Руси. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы, архивариусы, конеисты, писцы, фискомы. В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и даже режим работы конторских служителей. В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива – общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый. Развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.
похожие статьи
mirznanii.com