Notice: Use of undefined constant REQUEST_URI - assumed 'REQUEST_URI' in /var/www/www-root/data/www/ppt-history.ru/index.php on line 2

Notice: Use of undefined constant DOCUMENT_ROOT - assumed 'DOCUMENT_ROOT' in /var/www/www-root/data/www/ppt-history.ru/index.php on line 5

Notice: Use of undefined constant REQUEST_URI - assumed 'REQUEST_URI' in /var/www/www-root/data/www/ppt-history.ru/index.php on line 5

Notice: Use of undefined constant DOCUMENT_ROOT - assumed 'DOCUMENT_ROOT' in /var/www/www-root/data/www/ppt-history.ru/index.php on line 11

Notice: Use of undefined constant REQUEST_URI - assumed 'REQUEST_URI' in /var/www/www-root/data/www/ppt-history.ru/index.php on line 11

Notice: Use of undefined constant REQUEST_URI - assumed 'REQUEST_URI' in /var/www/www-root/data/www/ppt-history.ru/index.php on line 28

Notice: Use of undefined constant REQUEST_URI - assumed 'REQUEST_URI' in /var/www/www-root/data/www/ppt-history.ru/index.php on line 28

Notice: Use of undefined constant REQUEST_URI - assumed 'REQUEST_URI' in /var/www/www-root/data/www/ppt-history.ru/index.php on line 28

Notice: Undefined variable: flag in /var/www/www-root/data/www/ppt-history.ru/index.php on line 28

Notice: Undefined variable: adsense7 in /var/www/www-root/data/www/ppt-history.ru/index.php on line 39

Notice: Undefined variable: adsense6 in /var/www/www-root/data/www/ppt-history.ru/index.php on line 40
Сопроводительное письмо к документам. Как составить сопроводительное письмо к документам. Образец сопроводительного письма к документам

Как составить сопроводительный текст к отправляемым документам. Сопроводительное письмо к документам


Сопроводительное письмо к документам 2018

Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам - смотрите в статье.

Как писать сопроводительное письмо к документам

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

  • на фирменном бланке;
  • с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письма

Краткое описание

Пример

Вступление

Краткое содержание

О направлении ответа на претензию

Заголовок

Тема, определяющая его цель

Сопроводительное письмо передаваемых документов

Обращение

Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества

Уважаемый Иван Иванович!

Цель послания

Краткая формулировка

В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Основная часть

Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.

Заключение

Перечень приложений. Вежливая подпись

Приложения:

  1. Договор поставки, количество листов.
  2. Товарная накладная, количество листов.
  3. Заказ-наряд, количество листов.
  4. Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.

ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Пример недопустимой формулировки Следует писать
«Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» «Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Образец сопроводительного письма о направлении документов

Бланк сопроводительного письма к документам

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

ppt.ru

Сопроводительное письмо. Образец сопроводительного письма

Содержание

  1. Как написать сопроводительное письмо
  2. Образцы и примеры сопроводительного письма

Сопроводительное письмо - это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

Как написать сопроводительное письмо

Составление сопроводительного письма осуществляется согласно общей структуре делового письма. Данный документ состоит из:
  • вступления, которое может включать заголовок письма, обращение к получателю, цель письма;
  • основной части, текст которой должен отражать основную суть сопроводительного письма;
  • заключения, которое содержит подпись отправителя (ФИО отправителя, его должность, подпись).

Что же писать в сопроводительном письме? Текст данного документа пишется в произвольной форме. Главная задача сопроводительного письма к резюме – вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре, к коммерческому предложению – заинтересовать потенциального покупателя. Сопроводительные письма к договору и другим документам, в налоговую содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя.

Образцы и примеры сопроводительного письма

  Сопроводительное письмо к резюме Используется при трудоустройстве, является неотъемлемой частью резюме. В нем, как правило, делается акцент на профессиональных навыках работы и достижениях. Сопроводительное письмо к резюме позволяет вызвать интерес работодателя к кандидатуре соискателя и повысить его шансы на приглашение на собеседование. 1 образец   Сопроводительное письмо к документам Содержит перечень передаваемых документов: наименование, номер, дату документа. Также может содержать просьбу (подтвердить получение, вернуть, передать и т.п.). 1 образец   Сопроводительное письмо к договору Является пояснительной запиской к отправляемому договору: содержит наименование и номер договора, а также инструкцию получателю, какие экземпляры нужно пропечатать, какие вернуть обратно. 1 образец   Сопроводительное письмо в налоговую Содержит опись документов, отправленных в налоговую инспекцию: их наименование, количество листов и экземпляров. Зачастую сопроводительное письмо в налоговую составляют к уточненной декларации по НДС, главная задача которого – убедить инспекторов в том, что необходимости в проведении выездной проверки нет. 1 образец   Сопроводительное письмо к коммерческому предложению Содержит ключевые моменты коммерческого предложения, краткую презентацию компании и ее продукции. Составляется в случае громоздкости коммерческого предложения. 1 образец

Похожие статьи

 

working-papers.ru

Сопроводительное письмо к документам. Образец

Сопроводительное письмо к документам выполняет несколько полезных функций. Рассмотрим как его составить, а также покажем образцы сопроводительных писем для различных деловых ситуаций.

Главные функции сопроводительного письма — подтверждающая, рекомендательная и пояснительная.

Скачать бланк сопроводительного письма

Приведенный в письме перечень позволяет засвидетельствовать отправку именно тех документов, которые в нем указаны. Четкие инструкции и рекомендации укажут, что делать с каждым полученным документом, например, подтвердить получение, поставить печать подпись и прислать обратно, проинформировать и т.д. Пояснения помогут понять содержимое письма, например в случае отправки уточненной налоговой декларации в инспекцию.

Оформить любой первичный документ онлайн и организовать документооборот вы можете в программе "БухСофт"

Образец сопроводительного письма скачать

По ссылкам приведенным ниже вы можете скачать образцы сопроводительных писем для различных ситуаций.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Четко установленной формы сопроводительного письма нет. Можно пользоваться общей структурой деловых писем.

Бланк сопроводительного письма может состоять из шапки, заголовка, основного текста, отметки с количеством приложений и заключительной части с реквизитами.

Составьте сопроводительное письмо на фирменном бланке организации и напишите дату когда его составили и регистрационный номер.

В шапке слева укажите компанию-адресата, а также должность, Ф.И.О лица, которому отправляете письмо.

Сделайте заголовок. Основной текст начните с вежливого обращения к адресату. Соблюдайте этику общения, не допускайте фамильярности.Перечислите передаваемые документы и их реквизиты, приведите адресату инструкцию с пояснениями как поступить с каждым полученным документом. Если даете какие-либо пояснения четко опишите их суть и при необходимости приведите расчеты.

Если вы делегировали исполнение поручения о котором говорится в письме другому сотруднику, укажите его Ф.И.О, должность и контактные данные, чтобы адресат смог его легко найти для взаимодействия.

После основного текста сделайте отметку с количеством приложений. Это позволит получателю быстрее обработать документы и снизит вероятность их потери.

В заключительной части предусмотрите реквизиты, в которых отправитель поставит свою подпись, а также должность,Ф.И.О. Авторами сопроводительного письма могут быть работники различных должностей: директор компании, главный бухгалтер, руководитель направления, менеджер и т.д. Однако подписать его должен сотрудник равный по должности с получателем.

Когда письмо дойдет до адресата через почту или курьера, документу будет присвоен входящий номер и дата. Узнайте эти данные и отслеживайте движение письма и стадии работы с ним.

Образец сопроводительного письма

Директору ООО «Омега» В.К. Симонову от организации «Сигма» Адрес (юридический и фактический): 147264, г. Москва, ул. Рябиновая, д. 59 Ответственный: бухгалтер Т.И. Миронова тел. 8 (495) 521-52-45

Исх. № 79 от 30 мая 2018 г.

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

Уважаемый Владимир Константинович!

Согласно договору от 3 мая 2018 г. № ДП-5-28 направляем на подпись транспортные накладные и акт сверки расчетов за май согласно приложению.

Возьмите, пожалуйста, под контроль подписание перечисленных документов, а также отправку одного экземпляра каждого из них нам по адресу: организация «Сигма», 147264, г. Москва, ул. Рябиновая, д. 59.

Приложение:

– транспортная накладная от 11 мая 2018 г. № 5 на 1 листе – 2 экз.; – транспортная накладная от 11 мая 2018 г. № 9 на 3 листах – 2 экз.; – транспортная накладная от 14 мая 2018 г. № 14 на 2 листах – 2 экз.; – акт сверки расчетов за май на 1 листе – 2 экз.

Директор                                                         ____________________                                         С.Е. Мазур

Бухгалтер                                                        ____________________                                                Т.И. Миронова

www.buhsoft.ru

Сопроводительное письмо к документам: образец

Ведение предпринимательской деятельности непосредственно связано с обменом между контрагентами различных документов. Для подтверждения их передачи или отправки, а также для фиксирования события необходимо составить сопроводительное письмо. Что это за документ, как его оформить и хранить?

Сопроводительное письмо к документам образец

Как правильно написать сопроводительное письмо

Общая информация

Сопроводительное письмо к документам, образец которого должен быть разработан на каждом предприятии, является деловой бумагой. В ней отображается перечень передаваемой контрагенту документации и ее описание. Бумага оформляется в случае отсутствия адресной части в документах, подлежащих отправке.В сопроводительном письме отсутствует информационная нагрузка. Его функциональность заключается:

  • в подтверждении факта события;
  • в предоставлении перечня отправленных бумаг;
  • в инструктировании адресата о дальнейших действиях с переданными документами;
  • в определении срока исполнения.

Как написать сопроводительное письмо к документам образец

Сопроводительный лист, как и все деловые письма, должен быть оформлен на фирменном бланке компании.

Его текстовая часть содержит информирование адресата о направлении бумаг и просьбу отреагировать на предложение или требование. В основе документа перечень приложений. В первой части письма его составитель информирует получателя о том, что он направляет, предоставляет или высылает информацию. В следующей фразе необходимо указать цель составления документа: для согласования, для ознакомления, для заполнения или для подписания. Во второй части письма отображается просьба или требование каких-либо действий, которые должен совершить его получатель для достижения указанной ранее отправителем цели. Она всегда начинается со слов «просим», «прошу», после чего повторяется фраза из раздела целей составления бумаги.

Как написать сопроводительное письмо к документам образец

Что такое сопроводительное письмо

Главным разделом документа является «Приложения». В нем должна быть полностью перечислена документация, являющаяся приложением к письму, указано количество листов в каждой из них и количество предоставленных экземпляров. Без этой информации сопроводительный лист не имеет смысла оформлять.

При перечислении нескольких документов в приложении, каждый из них следует пронумеровать. Нумерованный список начинается со следующей строки после указания названия раздела «Приложение:» Правильно оформить письмо, можно предварительно изучив пример его составления по аналогичному поводу.

Не нужно на каждом сопровождаемом документе указывать, что он является приложением, что характерно для деловой документации. Сопроводительное письмо имеет свои особенности. В нем приложения перечисляются только в его текстовой части и не находят свое отражение на основных документах из общего перечня, отображенного в письме.

Кто может подписать

Подписание сопроводительного письма о передаче документов производится должностным лицом, имеющим право подписи подобных бумаг. Им может быть не только руководитель компании, но и его заместитель, ответственный специалист или начальник структурного подразделения.

Сопроводительного письма о передаче документов

Текстовая часть сопроводительного письма

Финансовая документация подписывается лицом, которое может проверить достоверность отображенных в ней сведений. К примеру, сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов, подписывается главным бухгалтеров и директором, которые несут ответственность за отображенные в основной документации цифровые значения.

Лист сопровождения к документации информационного или организационного характера может быть подписан любым уполномоченным к таким действиям лицом. В документ необходимо включить контактные сведения об исполнителе, на случай если адресату понадобиться уточняющая информация.

Регистрация

Перед тем, как отправить сопроводительное письмо с основным документом, его необходимо зарегистрировать. Отправитель присваивает ему исходящий номер, зафиксированный в конкретную дату. После получения бумаги, адресат присваивает ей входящий номер. Регистрационная информация на лист может быть нанесена штемпелем или оформлена от руки.

Нужен ли документ для физических лиц

Сопроводительные письма оформляются не только субъектами предпринимательства, но и физическими лицами при их обращении в организацию с подачей документации.

На практике обычные граждане не составляют таких бумаг, в результате они часто не могут доказать факт передачи документов и их перечень, а уполномоченные лица не выполняют требование или просьбу отправителей в желаемые или регламентируемые сроки. Компаниям, которые по роду деятельности постоянно взаимодействуют с гражданами и получают от них письменные уведомления, рекомендуется разработать форму документа сопровождения и требовать его заполнения к каждой поданной бумаге. Такое решение позволит представителям учреждения оперативно предоставлять информацию по устному запросу с указанием присвоенного индекса по ходу решения вопроса, отображенного в письме.

Альтернативным вариантом для физических лиц, которым также часто пользуются субъекты предпринимательства, является отображение информации сопроводительного письма в основном документе. Для этого необходимо включить в него «шапку» с указанием данных отправителя и адресата. При отправке нескольких документов, их перечень необходимо отразить в разделе «Приложения».

Сроки

Пример

Образец сопроводительного письма

Во многих сопроводительных письмах, их составители требуют от адресата каких-либо действий в конкретные, самостоятельно установленные сроки. В правилах делового общения на ответ на письмо выделяется 30 дней. Параметр актуален в случае, если в сопроводительной бумаге отсутствуют сроки, в которые необходимо реагировать на полученную информацию.

Обязательный срок исполнения может быть указан только контролирующими органами. Заинтересованные стороны вправе самостоятельно договориться о конкретном времени выполнения обязательств, что необходимо зафиксировать документально. Временной параметр может быть оговорен в договоре.

Если приложением сопроводительного листа является досудебная претензия, то на ее рассмотрение выделяется 10 дней. При передаче документальных данных между субъектами предпринимательства, имеющих равный статус, допускается в письме отображение просьбы ускорить ответ на запрос. При этом необходимо указать основание, обуславливающее срочность получения информации от адресата.

Хранение

Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов

Пример правильного оформления сопроводительного письма

Сопроводительное письмо теряет свою актуальность после рассмотрения представителем адресата его приложений и убеждения в предоставлении полной комплектности бумаг, о перечне которых в нем упомянуто. На письме отображается отметка о регистрации, после чего оно передается на рассмотрение к руководителю, который наносит на нее резолюцию о назначении ответственного лица по рассматриваемому вопросу и о его дальнейших действиях.

Для решения поставленной задачи, специалист работает с приложениями, передав сопроводительное письмо для хранения. Впоследствии оба документа хранятся вместе. При перенаправлении документа, его сопроводительное письмо остается на хранении и составляется новое сопровождение для следующей отправки. Срок хранения сопроводительного документа соответствует сроку хранения его приложений.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

101biznesplan.ru

Как составить сопроводительное письмо к документам (образец)?

Сопроводительное письмо к документам (образец) нередко вызывает множество вопросов у его составителей.Статья дает на них исчерпывающие ответы.

Зачем нужно сопроводительное письмо к документам

Как составить сопроводительное письмо к документам

Зачем нужно сопроводительное письмо к документам

Независимо от того, куда и с какой целью направляются документы, сопроводительное письмо к ним составляется в обязательном порядке. Это основной принцип документооборота, работающий, прежде всего, в интересах отправителя.

  • Именно сопроводительное письмо содержит исходящий, а затем и входящий номера, по которым впоследствии можно отследить путь и судьбу документов.
  • Подробный перечень документов, указанный в письме, избавит от недоразумений, связанных с утратой одного или нескольких экземпляров.
  • Наличие сопроводительного письма позволит получателю оперативно обработать поступившую корреспонденцию и, при необходимости, дать ответ в кратчайшие сроки.

Как составить сопроводительное письмо к документам

Унифицированной формы сопроводительного письма к документам не существует, однако обычаи делового оборота и правила делопроизводства предусматривают соблюдение определенных нормативов.

Читайте нас в Яндекс.Дзен

Яндекс.Дзен

Реквизиты

Деловую переписку между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями) принято вести на фирменных бланках организаций, содержащих угловые штампы с реквизитами отправителя.

Подпись сопроводительного письма зависит от вида направляемых документов. Например, при направлении экземпляра договора или коммерческого предложения письмо традиционно подписывает первый руководитель; если отправляются документы бухгалтерской отчетности – главный бухгалтер или начальник финансового отдела и пр.

Кроме того, в письме должны быть указаны фамилия и контактные данные его фактического исполнителя – для оперативной связи в случае возникновения вопросов по поступившим документам.

Текст письма

Сопроводительное письмо, как правило, составляется на имя первого руководителя компании-адресата или ее подразделения. В этом случае рекомендуется обращение «Уважаемый (ая)» с указанием имени и отчества руководителя. Если письмо безадресное, обращение можно пропустить.

Начальная фраза описательной часть письма зависит от организации, в которую оно направляется:

  • в вышестоящую организацию – «представляем Вам»;
  • в подведомственную организацию – «направляем Вам»;
  • в стороннюю организацию – «высылаем Вам».

Далее следует описание цели предоставления документов и, при необходимости, просьба об их рассмотрении. Если корреспонденция направляется по запросу организации, об этом нужно указать в начале письма.

Перечень документов

В сопроводительном письме под грифом «Приложение» следует указать исчерпывающий перечень направляемых документов по следующим позициям:

  • название и номер документа;
  • дата его составления;
  • количество экземпляров;
  • количество листов в документе;
  • отметка о прошивке и нумерации, если таковые присутствуют.

В конце письма делается отметка об общем количестве листов отправляемых документов и их упаковке.

Важно: при направлении одноименной документации (например счетов-фактур, договоров и пр.) допускается указание общего наименования и количества листов.

nsovetnik.ru

Сопроводительное письмо к документам образец word

При отправке документов их нужно снабдить сопроводительным письмом, которое поможет адресату разобраться в полученной документации. Бумаги могут отправляться партнеру, клиенту, в налоговую, в суд, в любую организацию или учреждение.

Сопроводительное письмо в краткой форме указывает назначение отправленных документов и может содержать их перечень. Данная информация позволит адресату быстро понять, для чего и от кого получены им бумаги, а также проверить, вся ли документация дошла в целости и сохранности.

Другие образцы сопроводительных писем:

Как написать сопроводительное письмо можно прочитать также  в этой статье. Внизу представлена ссылка, по которой можно скачать образец сопровождающего текста к документации, отправленной клиенту, в налоговую.

Как правильно оформить сопроводительное письмо к документам

Обычно документация отправляются целенаправленно определенному лицу, поэтому необходимо в правом верхнем углу указать, для кого предназначено сопроводительное письмо и приложенные к нему бумаги.

Например, в случае отправке документального пакета в налоговую, в правом углу пишут наименование отделения ФНС и ФИО налогового специалиста, если известно. Можно указать также адрес получателя.

При отправке документов в другую организацию, нужно указать ее наименование, ФИО и должность получателя (если известно).

Письмо регистрируется в журнале для исходящей документации, исходящий номер пишется на бланке сопроводительного бланка, рядом указывается дата регистрации (написания).

Начать нужно с обращения — в вежливой форме пишется имя, отчество адресата.

Далее кратко пишется причина обращения к адресату, перечень документов, который приложены к сопроводительному письму. Если их много, можно оформить в виде таблицы. Для каждого бланка пишется название, дата, номер, копия или оригинал, количество листов и экземпляров. Вся эта информация пригодится получателю при проверке полученной документации.

Если от адресата ожидается какое-либо ответное действие, то об этом нужно сказать в тексте.

Сопроводительное письмо подписывается и передается вместе с приложенными документами в место назначения. Передать бумаги можно лично получателю, можно передать почтой ценным заказным отправлением с уведомлением о вручении.

Образцы оформления

Образец сопроводительного письма к документам — скачать.

Образец для налоговой — скачать.

9doc.ru

Как составить сопроводительное письмо к документам. Образец сопроводительного письма к документам :: BusinessMan.ru

Сопроводительное письмо - универсальный документ, применяющийся в самых различных направлениях хозяйственной деятельности предприятия. Правильно составленная "сопроводиловка" избавит все стороны от множества недочётов и неясностей. Как написать сопроводительное письмо к документам?

Когда это обязательно?

Работа предприятия, особенно крупного, сопровождается множеством самых разнообразных вопросов, которые чаще всего приходится оформлять письменно. Контрагенты обмениваются между собой сообщениями и уведомлениями, документы требуют банк, налоговая, пенсионный фонд, проверяющие. Клиенты тоже пишут запросы о предоставлении самой разной информации и документации.

Во всех этих случаях палочкой-выручалочкой и в то же время достойным лицом фирмы станет сопроводительное письмо. Написанное на солидном бланке, грамотно составленное и корректно оформленное, оно не только произведёт должное впечатление на адресата, но и выполнит ряд практических функций для отправителя:

  • разъяснит получателю, кто и для чего ему пишет;
  • возьмёт на себя информационную роль, освободив от смысловой перегрузки прилагаемую документацию;
  • подробно зафиксирует перечень прилагаемых документов;
  • сэкономит денежные средства, избавив от излишних почтовых отправлений с описью;
  • выполнит роль компактного доказательства о вручении целой кипы документов.

Вот такой полезной может стать обычная "сопроводиловка" при правильном подходе!

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам?

Не всякий знает, как составить сопроводительное письмо к документам, хотя оно важно.

Составление "сопроводиловки" следует начать с вводной фразы: сослаться на номер входящего запроса или изложить суть вопроса, по которому идёт переписка. В следующих абзацах письма логично указать основания документа: нормативно-правовые акты, пункты договора, акты проверок, предписания контролирующих органов и другое.

Завершается изложение просьбой, предложением или требованием. После того как текст составлен, указывается перечень прилагаемых документов с нумерацией, названием и реквизитами, а также количество прилагаемых листов.

Обязательные реквизиты сопроводительного письма к документам

Как написать сопроводительное письмо к документам, мы разобрали выше. Теперь немного о его оформлении.

  • "Шапка" документа. Здесь указывается должность руководителя или иного представителя адресата, название предприятия или полные фамилия, имя и отчество частного лица; полный адрес и почтовый индекс.
  • Дата составления сопроводительного письма, а если отправитель юридическое лицо, то и регистрационный исходящий номер.
  • Обращение к адресату в соответствии с правилами делового письма. Будь то частное лицо или руководитель предприятия, к нему обращаются по имени и отчеству, присовокупив обращение "уважаемый".
  • Подробный перечень прилагаемых документов, ведь из самого названия следует, что письмо "сопровождает" некое основное отправление.
  • Письмо подписывает первое лицо или полномочный представитель организации, которому руководителем предоставлено такое право. Если письмо от частного лица, то подписывает "сопроводиловку" сам отправитель или его представитель по доверенности. Перед подписью принято от руки добавлять уверение "с уважением".
  • Фамилия, инициалы и средства связи исполнителя письма.

Таковы основные требования к форме письма.

Образец сопроводительного письма к документам

Прекрасным ориентиром при составлении станет проверенный практикой образец сопроводительного письма к документам. Разумеется, его содержание будет меняться в зависимости от потребностей составителя, однако общая канва остаётся неизменной.

Начальнику Голосеевской налоговой инспекции

Хитрун И. В.

ул. Васильевская, 3,

г. Кукино - 31005

№ 562 от 05.04.2015

Уважаемый Иван Васильевич!

На Ваше предписание № 12/389 от 01.04.2015 по вопросу проведения встречной внеплановой невыездной проверки сообщаем следующее.

Часть документов по договорным правоотношениям с ЧП фирмой "Гедеон" была изъята на основании протокола выемки от 02.03.2015 (копию прилагаем) Имеющиеся в распоряжении предприятия документы направляем Вам в виде надлежаще заверенных копий согласно приложению.

Приложение (всего на 6 л.):

  1. Копия платежного поручения с отметкой банка №3 от 15.01.15 - на 1 л.
  2. Копия платежного поручения с отметкой банка №6 от 14.02.15 - на 1 л.
  3. Копия акта сверки по договору поставки №56/П от 15.12.14 - на 1 л.
  4. Копия протокола выемки от 02.03.15 - на 3 л.

С уважением,

Директор ГП "Голосеевский мясокомбинат"

Голохвастов Ф. Е.

Исполнитель: Пупко А. В.

(067)4658291

Такая "сопроводиловка" подойдёт для многих исходящих материалов по запросам государственных, контролирующих и правоохранительных органов, стоит только немного подкорректировать её под свои нужды.

Сопроводительное письмо к документам по договорам

При заключении хозяйственных договоров часто складывается ситуация, когда контрагенты территориально удалены друг от друга и не могут позволить себе выезжать в другой город для подписания договора.

В этом случае оформление сопроводительного письма становится этаким маячком, позволяющим заключить юридически правильный договор на расстоянии, без личной встречи представителей. При помощи сопроводительного письма одна сторона может не только направить подписанные ею бланки договоров для рассмотрения, но и письменно изложить свою позицию по существенным вопросам соглашения.

Кроме того, сопроводительное письмо позволяет зафиксировать, что и в каком количестве было приложено и направлено адресату. Например, содержательную часть можно изложить так.

"Направляем Вам два экземпляра договора на оказание информационных услуг, подписанные и заверенные печатью с нашей стороны. Предлагаем рассмотреть указанный проект и в случае согласия подписать договора, возвратив один из подписанных экземпляров в наш адрес. Приложение: проект договора в 2 экземплярах на 6 листах каждый".

Сопроводительное письмо к претензиям - нужно ли оно?

Порой возникает ситуация, когда необходимо направить претензию стороне по договору, не исполняющей свои обязательства. Обычно все требования, обоснования и приложения указываются непосредственно в претензии. Казалось бы, для чего может понадобиться сопроводительное письмо?

Дело в том, что претензия может стать не только официальным доказательством в суде, но и в некоторых случаях исполнительным документом. В ней следует указывать юридически корректные и значимые вещи, а коммуникативной функции она не несёт.

Если же контрагенту нужно не только предъявить претензию, но и направить несколько неофициальных слов приветствия или разъяснений, лучше сопроводительного письма эту роль не выполнит ни один документ.

Сопроводительное письмо - хороший способ познакомиться

Нередко компания проводит интересную акцию или же просто хочет сделать коммерческое предложение неограниченному кругу лиц. Для этого хорошо подойдут типовые сопроводительные письма, увлекательно и лаконично составленные.

К такой "визитке" можно приложить рекламную продукцию, каталоги, прейскуранты, прайсы и любые материалы, способные заинтересовать потенциального клиента или партнёра.

Даже если писем целая кипа, руководителю или ведущему менеджеру не нужно тратить много времени на них: достаточно подписать готовые клише и можно рассылать по назначению!

Кто подписывает "сопроводиловку"?

И напоследок проясним важный вопрос. Кто подписывает сопроводительный документ? Для этого используется правило иерархии: обращаться к президенту компании лучше директору предприятия; документацию в банк может передать главный бухгалтер; "сопроводиловку" к информации в центр занятости может подписать и заместитель директора по управлению персоналом.

Сопроводительное письмо может стать незаменимой визиткой, если оформить его правильно!

businessman.ru